Autoilu nousee monessa yrityksessä viiden suurimman kuluerän joukkoon. Silti sen hoito on usein jaettu monen pöydän kesken: talous käsittelee laskut, hankinta tilaa autot, HR vastaa autopolitiikasta eli yrityksen autoja koskevasta ohjeesta, käyttäjäpalvelu ja ohjeistus kuormittavat sisäisesti.
Kun kysymme yritykseltä, mitä se haluaa autoilulta seuraavan vuoden aikana, vastaus on usein samansuuntainen: kulujen kokonaisnäkymää halutaan parantaa ja tarkentaa, kulut pitää saada hallintaan ja sisään tulevien autoiluun liittyvien laskujen määrä minimiin. Arkeen toivotaan helppoutta ja vaivattomuutta.
Ajoneuvohallinnan ulkoistus tarkoittaa, että kaksi asiaa siirtyy meille: autoiluun liittyvä päivittäinen työ ja vastuu siitä, että autoilun kokonaiskustannukset pysyvät näkyvissä ja hallinnassa. Kävimme myyntijohtajamme Jori Paukkosen kanssa läpi, miltä tämä näyttää käytännössä ensimmäisestä tapaamisesta ensimmäiseen vuoteen.
Lähtötilanne hahmottuu jo ennen ensimmäistä tapaamista
Ensimmäinen kuva autokannasta syntyy julkisista rekisteritiedoista, joista näkyvät suomalaisten yritysten autokannat, millä rahoitusmuodolla ajoneuvot on hankittu ja minkä ikäisiä ne ovat. Lisäksi näkyy käyttövoima eli se, kulkevatko autot bensiinillä, dieselillä, sähköllä vai näiden yhdistelmällä.
”Vuosien tuoman kokemuksen ja datan pohjalta muodostuu näkemys siitä, kuinka asiat on hoidettu, mitkä ovat kokonaiskustannukset, mistä ne johtuvat ja kuinka niihin voidaan vaikuttaa. Tämän pohjalta osaa kysyä oikeat kysymykset. On tärkeää löytää asiakkaan kipupisteet ja kehityskohdat”, Paukkonen sanoo.
Ensitapaamisessa käymme läpi lähtötilanteen ja sen, mitä yrityksesi tavoittelee autoilun ja sen kulujen suhteen. Suuremmissa kannoissa teemme vielä tarkemman kartoituksen, jotta yhteistyöehdotus perustuu oikeisiin tietoihin. Ehdotuksen käymme läpi yhdessä, paikan päällä tai etäyhteydellä.
Kaikissa yrityksissä ei välttämättä tule isoa löydöstä. Jos rahoitusmuodot ovat oikeat ja kulut oikealla tasolla, sanomme sen suoraan. Silloin kysymme, löytyykö jokin yksittäinen asia, jossa voimme auttaa. Se voi olla hankintojen tehostaminen, omistusautojen kululaskujen käsittely, autopolitiikan päivitys tai käytöstä poistuvien autojen myynti.
”On rehellistä sanoa suoraan, että teillä asiat on hoidettu hyvin. Monesti asiakas toteaa samassa keskustelussa, että autopolitiikka pitäisikin päivittää tai että vanhojen autojen myyntiä ei ole kilpailutettu, realisointiprosessia tulisi kehittää”, Paukkonen kertoo.
Myytäville autoille haemme markkinoilta parhaan hinnan juuri sillä hetkellä, esimerkiksi huutokaupan kautta.
Siirtymän valmistelu on meidän työtämme
Moni olettaa, että ulkoistus on raskas projekti. Siksi olemme jakaneet siirtymän vaiheisiin ja käymme jokaisen osa-alueen läpi ennen kuin mikään muuttuu.
Ensin käymme kanssasi läpi sopimukset ja valtakirjat, joilla siirto tehdään. Sen jälkeen haemme virallisen autokantatiedon Traficomin rekisteristä ja täydennämme sen autojen rahoitussopimusten tiedoilla: alkamis- ja päättymispäivillä, kustannuspaikoilla ja jäännösarvoilla eli autojen arvioidulla arvolla sopimuskauden lopussa. Valitsemme jokaiselle asiakkaalle sopivan laskutusmallin. Tärkeää on, että kaikki autoilun laskut saadaan kiertämään kauttamme, jotta voimme tuoda mahdollisimman tarkan kuvan kuluista.
Kun tiedot ovat kunnossa, sovimme päivän, josta alkaen hallinnointi siirtyy meille. Muutamme laskutusosoitteet valtakirjoilla, joten autoiluun liittyvät laskut alkavat tulla suoraan meille. Kuljettajat saavat meiltä tiedotteen, uudet maksuvälineet, kuten polttoainekortit ja lataustägit, sekä tiedon siitä, mihin ottaa yhteyttä, jos kortti katoaa tai lataus ei toimi.
”Siirtymä voi kuulostaa työläältä, mutta kun prosessit ja toimenpiteet on mietitty tarkkaan ja datan laatu on tarkistettu ja todettu kunnossa olevaksi, alku on vaivaton ja se lähtee toimimaan oikein”, Paukkonen sanoo.
Sovimme ulkoistuksen laajuuden yhdessä. Laajimmillaan hoidamme auton koko elinkaaren hankinnasta sopimuskauden päätökseen.
Ensimmäisenä pöydältäsi lähtevät laskut
Ensimmäinen muutos, jonka huomaat, on laskujen määrä. Autoilusta voi tulla kuukaudessa kymmeniä tai satoja laskuja polttoaineesta, latauksesta, huolloista, renkaista ja vahingoista. Siirtymäpäivästä alkaen me tarkistamme, hyväksymme ja maksatamme ne ja kirjaamme kulut kunkin auton omalle kulutilille. Yrityksesi saa yhden sähköisen laskun, joka on valmiiksi tiliöity kustannuspaikoille.
Samalla autojen käyttäjien kysymykset siirtyvät asiakaspalveluumme. Kun kuljettaja miettii, minne viedä auto huoltoon tai mitä tehdä kolarin jälkeen, hän soittaa meille eikä talousosastolle.
Kiireelliset asiat otamme työn alle heti. Usein niitä ovat pian päättyvät sopimukset ja hankinnat, joita pitää viedä eteenpäin.
Samassa vaiheessa käymme läpi autopolitiikan. Se määrittelee esimerkiksi, millaisia autoja kukin voi valita, millä sopimuspituudella ja ajomäärällä autot hankitaan ja kuka maksaa polttoaineen tai latauksen. Koska jokainen uusi auto hankitaan sen mukaan, autopolitiikalla on suuri vaikutus kokonaiskustannuksiin sekä työsuhde- että tuotantoautoissa. Siksi se on yksi niistä perusasioista, jotka laitamme kuntoon ennen kuin rakennamme muuta sen päälle.
Data on vertailukohta, ei myyntiargumentti
Fleetillä on kustannusdataa ajoneuvoista vuodesta 2007. Aineiston määrällä on helppo tehdä vaikutus, mutta datan määrä itsessään ei ole meriitti.
”Se, että meillä on paljon dataa, ei tarkoita vielä mitään. Arvo syntyy siitä, että pystymme vertaamaan ja antamaan dataan perustuvaa analyysia asiakkaan kulujen pienentämiseksi”, Lehtinen kertoo.
Kun autokanta käydään läpi, katsomme kokonaiskustannusta eli TCO:ta. Se tarkoittaa kaikkia niitä kuluja, jotka autosta syntyvät sinä aikana kun se on yrityksellä, ei vain sopimukseen kirjattua kuukausierää.
Aina vertailu ei tuota löydöstä. Osassa yrityksiä asiat on hoidettu niin hyvin, ettei säästöpotentiaalia juuri ole. Silloin sanomme sen ääneen. Edunvalvojan tehtävä on kertoa, miltä tilanne näyttää, ei löytää ongelmaa hinnalla millä hyvänsä.
Mitä tämä tarkoittaa käytännössä
Vertailu on vasta alku. Suurin osa työstä on sitä, mitä tapahtuu sen jälkeen.
Hallinnointi tarkoittaa meillä sitä, että autoiluun liittyvät asiat hoituvat meidän kauttamme: laskut, käyttäjien kysymykset, ajoneuvojen tilaukset, huoltojen ja renkaiden varaukset sekä vahinkotilanteet.
”Käytännössä kaikki autoiluun liittyvä työmäärä siirtyy asiakkaan pöydältä meille”, Lehtinen kuvaa.
Autoilun kokonaiskustannuksesta hallinnoinnin osuus on pieni, ja hankintojemme volyymieduilla se tulee tyypillisesti katetuksi moneen kertaan.
Tämä ei myöskään ole kertaluonteinen kuntoonlaitto. Seuraamme kantaa ja sen kuluja jatkuvasti, myös silloin kun mitään ei olla muuttamassa.
Kun yrityksen tilanne muuttuu, se näkyy myös meille. Jos autokannan rahoitus- tai omistusmuodossa on siinä kohtaa optimoitavaa, ehdotamme muutosta itse. Sinun ei tarvitse osata kysyä oikeaa kysymystä oikeaan aikaan.
Tämän vuoksi muutos autokannassa ei ole projekti vaan kumppanuus. Kun vertailu on jatkuvasti ajan tasalla, kantaa ei tarvitse kilpailuttaa uudelleen vain sen selvittämiseksi, maksetaanko siitä liikaa.
”Kun lähdet mukaan tänään, saat hyödyt heti tästä eteenpäin”, Lehtinen sanoo.
Jos kiinnostuksesi heräsi, sovitaan tapaaminen
Kuinka monella pöydällä autoilua yrityksessäsi hoidetaan nyt, ja kuinka monta autoiluun liittyvää laskua niille tulee kuukaudessa? Selvitämme mielellämme kanssasi, mitä tästä työstä voi siirtyä meille.
Ensimmäinen askel on lyhyt viesti. Laita Jorille sähköpostia osoitteeseen jori.paukkonen@fleetinnovation.fi ja kerro yrityksesi nimi ja autokannan koko. Jori sopii kanssasi ajan, jolloin käymme läpi autokantasi lähtötilanteen ja sen, mihin meidän kannattaa tarttua ensimmäisenä.
