Tietosuojaseloste Fleet Innovation Oy

Päivitetty 3.6.2022

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Fleet Innovation Oy (jäljempänä “Fleet Innovation”) käsittelee asiakkaidensa, potentiaalisten asiakkaiden, toimittajiensa tai muiden liiketoimintakumppaneidensa edustajien henkilötietoja, sekä sellaisten luonnollisten henkilöiden henkilötietoja, jotka käyttävät Fleet Innovationin palveluita tai joiden edustamat organisaatiot käyttävät Fleet Innovationin palveluita ja joiden henkilötietoja Fleet Innovation käsittelee tällaisten palveluiden tuottamiseksi. Fleet Innovationin palveluilla viitataan tässä tietosuojaselosteessa kaikkiin Fleet Innovationin kulloinkin tarjoamiin palveluihin, mukaan lukien yritysasiakkaille tarjottava ajoneuvojen ja/tai polkupyörien hallinnointipalvelu ja siihen liittyvät kulloisetkin palvelut (myös verkkopalvelut), Fleet Innovationin verkkosivut ja uutiskirje.

Tässä tietosuojaselosteessa todettu soveltuu vain niiltä osin, kuin Fleet Innovation käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjänä. Asiakkaillensa tarjoamiensa ajoneuvojen hallintaa koskevien palveluiden tuottamisen yhteydessä Fleet Innovation käsittelee asiakkaidensa työntekijöiden ja muiden edustajien henkilötietoja, myös sellaisten työntekijöiden ja muiden edustajien henkilötietoja, jotka ovat Fleet Innovationin tarjoamissa palveluissa loppuasiakkaiden asemassa (esimerkiksi ajoneuvojen haltijoita). Kun Fleet Innovation käsittelee tällaisessa yhteydessä palveluiden loppukäyttäjien asemassa olevien asiakkaidensa työntekijöiden ja muiden edustajien henkilötietoja, rekisterinpitäjänä henkilötiedoille toimii pääsääntöisesti Fleet Innovationin asiakas, ei Fleet Innovation, joka puolestaan toimii pääsääntöisesti henkilötietojen käsittelijänä asiakkaidensa lukuun ja käsittelee henkilötietoja asiakkaan kanssa solmitun toimeksiantosopimuksen ja asiakkaan antaman ohjeistuksen mukaisesti.

Sen sijaan FleetBike-palvelussa loppuasiakkaan eli pyörän haltijan hankkima polkupyörä rahoituksineen ja vakuutuksineen on aina Fleet Innovationin vastuulla, ja siten Fleet Innovation toimii FleetBike-loppuasiakkaiden henkilötiedoille rekisterinpitäjänä.

1 REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ

Rekisterinpitäjä
Fleet Innovation Oy
(y-tunnus: 2098898-4)
Vaisalantie 6 C
02130 Espoo

Yhteyshenkilö
Jarkko Vuorenmaa
c/o Fleet Innovation Oy
Puh.: +358 9 689 88 460
Email: jarkko.vuorenmaa@fleet.fi

2 TIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUDELLINEN PERUSTE JA KÄSITTELYN TARKOITUKSET

Fleet Innovationin toteuttama henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin oikeudellisiin perusteisiin:

• Rekisteröidyn suostumus soveltuvan lainsäädännön mukaisesti,
• Fleet Innovationia koskevan oikeudellisen velvoitteen noudattaminen,
• Rekisteröidyn tai tämän edustaman organisaation ja Fleet Innovationin välisen sopimuksen täytäntöön paneminen, asiakassuhde, toimittajasuhde tai muu asiallinen yhteys, jolloin käsittelyn oikeudellinen peruste on Fleet Innovationin tai kolmannen osapuolen (kuten nykyinen tai tuleva asiakas, toimittaja tai liikekumppani) oikeutettu etu.

Käsittelyn perustuessa oikeutettuun etuun, voi oikeutettu etu voi olla edellä mainittujen oikeutettujen etujen lisäksi erityisesti Fleet Innovationin ja asiakkaan, toimittajan tai muun liikekumppanin välisen liiketoimintasuhteen hallinnointi ja kehittäminen tai muut Fleet Innovationin liiketoimintaan liittyvät kohtuulliset ja perustellut tarpeet, kuten hallinnolliset toimenpiteet, tilojen turvallisuuden taikka IT-järjestelmien tai tietoverkkojen turvallisuuden varmistaminen ja parantaminen, omaisuuden suojaaminen, IT-järjestelmien väärinkäytön, petosten tai rahanpesun estäminen, selvittäminen ja tutkiminen, markkinointi ja asiakashankinta, Fleet Innovationin palveluiden kehittäminen tai mahdolliset yritysjärjestelytoimenpiteet alla täsmennetyn mukaisesti.

FleetBike-loppuasiakkaiden, eli polkupyörien käyttäjien osalta soveltuva käsittelyperuste on myös suoraan Fleet Innovationin ja rekisteröidyn itsensä välillä syntyvä sopimus polkupyörän käytöstä ja lunastuksesta.

Henkilötietoja käsitellään erityisesti seuraaviin tarkoituksiin, riippuen rekisteröidyn ja Fleet Innovationin välisestä suhteesta:

• Asiakasyritysten edustajien sekä FleetBike-loppusasiakkaiden osalta rekisteröidyn tai tämän edustaman organisaation tilausten käsittely ja tilattujen palveluiden toimittaminen ja hallinnointi sekä niiden toimitukseen liittyvien velvoitteiden toteuttaminen, kuten käytönaikaisen tuen tarjoaminen,
• Toimittajien ja muiden liiketoimintakumppaneiden osalta Fleet Innovationin rekisteröidyltä tai tämän edustamalta organisaatiolta tilaamien palveluiden tai tuotteiden toimitusten seuranta ja toimitukseen liittyvien velvoitteiden ja oikeuksien toteuttaminen,
• Laskutuksen ja sen oikeellisuuden seuranta, hallinnollisten kulujen ja maksujen suorittaminen sekä mahdolliset perintätoimet,
• Asiakassuhteen tai muun liiketoimintasuhteen, sekä muiden niihin rinnastettavien asiallisten yhteyksien hoitaminen, kuten asiakaspalvelusta ja/tai keskinäisen viestinnän toteuttamisesta huolehtiminen, hallinta ja kehittäminen,
• Fleet Innovationin palvelutuotannon, liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittäminen,
• Tilastointi ja tilastojen analysointi liiketoiminnallisissa tarkoituksissa,
• Asiakashankinta ja myynnin yhteystietojen hallinnointi,
• Mainonta ja markkinointi, mukaan lukien kohdennettu ja sähköinen markkinointi, mutta ainoastaan soveltuvan lain sallimissa rajoissa tai milloin rekisteröity on antanut siihen nimenomaisen suostumuksensa,
• Väärinkäytösten estäminen ja tutkiminen, esimerkiksi kamera- tai muulla teknisellä valvonnalla.

Henkilötietojen toimittaminen tässä tietosuojaselosteessa mainittuihin tarkoituksiin perustuu osittain rekisteröidyn tai tämän edustaman organisaation ja Fleet Innovationin väliseen sopimukseen. Esimerkiksi rekisteröidyn tehdessä palvelusopimuksen tai palvelutilauksen edustamansa organisaation puolesta tai solmiessaan polkupyörän käyttöä ja lunastusta koskevan sopimuksen Fleet Innovationin kanssa, sekä sopimuskauden aikana palveluiden toimittamisen yhteydessä, rekisteröity on velvollinen toimittamaan Fleet Innovationille henkilötietojaan tässä tietosuojaselosteessa mainittuja käsittelyn tarkoituksia varten. Sopimuksen solmiminen ja palveluiden toimittaminen ei ole mahdollista ilman asiakkaan, toimittajan tai muun liiketoimintakumppanin sopimusyhteyshenkilön ja/tai muun sellaisen yhteyshenkilön tietoja, jonka kanssa Fleet Innovation voi asioida asiakkaan palvelutilaukseen liittyen. Niissä tilanteissa, joissa sopimussuhde muodostuu suoraan Fleet Innovationin ja rekisteröidyn välillä (esimerkiksi FleetBike-loppuasiakkaat), sopimuksen syntyminen edellyttää niin ikään henkilötietojen toimittamista.

3 FLEET INNOVATIONIN KÄSITTELEMIEN HENKILÖTIETOJEN KATEGORIAT

Fleet Innovation käsittelee vain sellaisia jäljempänä yksilöityjä henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia edellä mainittujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi.

Kaikista asiakkaista tai potentiaalisten, nykyisten tai entisten asiakasyritysten, toimittajien tai muiden liiketoimintakumppaneiden edustajista kerätään perustiedot, kuten rekisteröidyn nimi, yhteystiedot (kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite) sekä tiedot rekisteröidyn työnantajasta sekä asemasta tai tehtävistä tämän edustamassa organisaatiossa. Joissakin tapauksissa (esimerkiksi FleetBike-loppuasiakkaat) rekisteröidystä kerätään myös rekisteröidyn yksiselitteistä yksilöimistä varten tarpeellinen lisätieto eli henkilötunnus tai syntymäaika.

Perustietojen lisäksi Fleet Innovation kerää ja käsittelee tietoja, jotka liittyvät Fleet Innovationin ja rekisteröidyn tai tämän edustaman organisaation väliseen asiakassuhteeseen, tai Fleet Innovationin ja toimittajan tai muun liiketoimintakumppanin väliseen liiketoimintasuhteeseen, taikka muuhun asialliseen yhteyteen Fleet Innovationin ja rekisteröidyn välillä, alla täsmennetyllä tavalla.

Asiakkaiden ja FleetBike-loppukäyttäjien osalta Fleet Innovation käsittelee asiakassuhteeseen ja solmittuun asiakassopimukseen liittyviä ja sopimuksen alla tehtyjä yksittäisiä palvelu- tai tuotetilauksia koskevia tietoja, sekä tietoja koskien asiakkuustyyppiä, asiakashistoriaa sekä asiakkuuden alku- ja loppupäivämäärää. Fleet Innovation käsittelee myös sen asiakkaalle tarjoamaan palvelukokonaisuuteen ja sen hallinnointiin liittyviä tietoja, sekä asiakkuuden aikana asiakassuhteen hoitamisen yhteydessä syntyviä tietoja, kuten tietoja palvelun sisällöstä, asiakastyytyväisyydestä sekä markkinointi- ja asiakaspalvelutoimenpiteisiin ja muuhun niihin rinnastettavaan viestintään ja kanssakäymiseen liittyviä tietoja, sekä laskutukseen ja maksamiseen liittyviä tietoja sekä tietoja mahdollisista perintätoimenpiteistä. Lisäksi Fleet Innovation käsittelee sen asiakkaiden tai näiden edustajien käyttöön tarkoitetuissa tietojärjestelmissä käytettyjä käyttäjätunnustietoja.

Toimittajien ja muiden liiketoimintakumppaneiden osalta Fleet Innovation käsittelee liiketoimintasuhteeseen ja solmittuun liiketoimintasuhteeseen liittyviä tietoja, kuten tietoja liiketoimintasuhteen tyypistä ja historiasta, tietoja tilatuista tuotteista tai palveluista, sekä näiden toimittamisesta ja hallinnoimisesta. Lisäksi Fleet Innovation käsittelee muita liiketoimintasuhteen aikana syntyviä liiketoimintasuhteen hallinnoimiseen ja edistämiseen liittyviä tietoja, kuten laskutukseen ja maksamiseen liittyviä tietoja, sekä tietoja Fleet Innovationin ja liiketoimintakumppanin välisestä viestinnästä ja muusta kanssakäymisestä.

Lisäksi Fleet Innovation käsittelee soveltuvin osin teknisen valvonnan avulla tai muuten automaattisesti kerättyjä tietoja, kuten Fleet Innovationin verkkopalveluiden käyttöä koskevat lokitiedot, käyttöoikeuksiin liittyvät ja käyttöoikeuksien hallintaan liittyvät tiedot, verkkosivustolla vierailua koskevat tiedot, kuten IP-osoite, verkkoselainta sekä päätelaitetta koskevat tiedot, kameravalvonnan ja muun teknisin menetelmin toteutetun valvonnan tallenteisiin liittyvät tiedot rekisteröidyn vierailuista Fleet Innovationin tiloissa.

4 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään tai tämän edustamalta organisaatiolta esimerkiksi sopimuksen solmimisen, tuotteiden tai palveluiden tilaamisen ja/tai käyttämisen, tai laskutuksen yhteydessä. Henkilötietoja kerätään myös muilla tavoin sopimussuhteen jatkuessa ja palveluiden toimittamisen yhteydessä, esimerkiksi erilaisen puhelin- tai sähköpostiasiakaspalveluyhteydenpidon tai rekisteröidyn vierailuiden yhteydessä. Lisäksi Fleet Innovation saa henkilötietoja esimerkiksi rekisteröityjen vieraillessa Fleet Innovationin verkkosivuilla tai sosiaalisen median kanavilla.

Fleet Innovation saa asiakkaita tai asiakasyrityksiä koskevia henkilötietoja myös Fleet Innovationin palvelutuotantoon osallistuvilta sopimuskumppaneiltaan, kuten autoliikkeiltä, huoltoliikkeiltä, autokorjaamoilta tai pyöräliikkeiltä. Joitakin FleetBike-loppuasiakkaisiin liittyviä tietoja Fleet Innovation voi saada myös rahoitusyhtiöiltä ja vakuutusyhtiöiltä, jotka tarjoavat Fleet Innovationille Fleet Innovationin omistamiin polkupyöriin liittyviä rahoitus- ja vakuutuspalveluita.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös viranomaisilta ja yhtiöiltä, jotka tarjoavat henkilötietoihin liittyviä palveluita, kuten Suomen Asiakastiedolta.

Fleet Innovation toteuttaa aktiivista asiakashankintaa, ja saattaa kerätä rekisteröityihin liittyviä perustietoja julkisilta verkkosivuilta tai muista yleisesti saatavilla olevista lähteistä.

5 HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET

Fleet Innovation voi siirtää henkilötietoja kolmansille osapuolille tässä dokumentissa kuvattujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi siten, kuin alla on täsmennetty.

Fleet Innovation voi siirtää henkilötietoja henkilötietojen käsittelijöille sellaisten palvelutuotantoonsa kiinteästi liittyvien palveluiden tarjoamiseksi tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka Fleet Innovation on näille osoittanut. Kun henkilötietoja siirretään taholle, joka käsittelee henkilötietoja Fleet Innovationin puolesta henkilötietojen käsittelijänä, Fleet Innovation on muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että henkilötietoja käsitellään vain Fleet Innovationin antamien kirjallisten ohjeiden perusteella ja vain niihin käsittelyn tarkoituksiin, jotka tässä dokumentissa on määritelty. Henkilötietojen käsittelijöiden tehtävät liittyvät esimerkiksi laitteiden, tietojärjestelmien ja ohjelmistojen tarjoamiseen ja ylläpitoon sekä muiden tietojenkäsittelypalveluiden tarjoamiseen.

Fleet Innovation ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi lainsäädännön niin velvoittaessa tai mikäli se on välttämätöntä tässä tietosuojaselosteessa mainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi.

Fleet Innovation voi luovuttaa henkilötietoja esimerkiksi toimivaltaisille viranomaisille silloin, kun lainsäädäntö velvoittaa, oikeudellisiin menettelyihin valmistautumiseksi tai puolustautuakseen oikeudellista vaatimusta vastaan kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön asettamissa rajoissa, tai perintätoimistolle saatavien perinnän toteuttamiseksi, taikka muille palveluntarjoajilleen niissä määrin, kuin näiden tehtävien toteuttaminen edellyttää henkilötietojen luovutuksia. FleetBike-loppuasiakkaiden henkilötietoja Fleet Innovation voi luovuttaa myös palvelukokonaisuuteen liittyville rahoitus- ja vakuutusyhtiöille.

Mikäli Fleet Innovation myy liiketoimintansa tai osan siitä, tai jos Fleet Innovation muutoin järjestelee liiketoimintaansa, Fleet Innovation voi luovuttaa henkilötietoja ostajille tai näiden neuvonantajille kulloinkin soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan siirtää EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, mikäli esimerkiksi palvelun tekninen toteuttaminen niin edellyttää. Siirtäessään henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle sellaiseen valtioon, jossa ei ole taattu riittävää tietosuojan tasoa, Fleet Innovation varmistuu muun muassa sopimuksellisin järjestelyin siitä, että nämä tahot varmistavat tietosuojan riittävän tason henkilötietojen käsittelyssä. Lisätietoja henkilötietojen mahdollisista rajatylittävistä siirroista ja siirtoihin kulloinkin sovellettavista asianmukaisista suojatoimista on saatavilla tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 mainitulta yhteyshenkilöltä.

6 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietojen säilytysaika riippuu kyseessä olevan tiedon tyypistä ja sen käyttötarkoituksesta. Fleet Innovation säilyttää henkilötietoja ainakin niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi, kuten esimerkiksi sopimusvelvoitteidensa täyttämiseksi tai Fleet Innovationin ja asiakkaan, toimittajan tai muun liiketoimintakumppanin välisen sopimussuhteen hallinnoimiseksi.

Säilytysajat määräytyvät seuraavien kriteerien perusteella:

• Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niihin liittyvän Fleet Innovationin oikeutetun edun voidaan kohtuullisesti katsoa olevan olemassa. Oikeutetun edun olemassaolo määritellään esimerkiksi Fleet Innovationin ja rekisteröidyn välisen yhteydenpidon perusteella.
• Henkilötiedot poistetaan, kun rekisteröity peruuttaa niiden käsittelyyn antamansa suostumuksen tai vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Tässä tapauksessa Fleet Innovation voi kuitenkin säilyttää tiedon suoramarkkinoinnin kieltämisestä.
• Asiakkaiden, toimittajien ja muiden liiketoimintakumppaneiden yhteyshenkilöiden ja edustajien sekä FleetBike-loppuasiakkaiden henkilötietojen osalta säilytysaika määräytyy viimekädessä rekisteröidyn tai tämän edustaman organisaation ja Fleet Innovationin välisen sopimuksen voimassaolon perusteella.
• Säilytysaika saattaa myös määräytyä lainsäädännön perusteella. Esimerkiksi kirjanpitolainsäädäntö edellyttää kirjanpitoaineiston säilyttämistä vähintään kuuden vuoden ajan.

Tarpeettomat henkilötiedot poistetaan tietoturvallisesti tai anonymisoidaan peruuttamattomasti.

7 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröity voi käyttää seuraavia oikeuksia suhteessa Fleet Innovationiin tilanteissa, joissa Fleet Innovation käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja rekisterinpitäjänä. Rekisteröidyn oikeudet riippuvat käsittelyn oikeudellisesta perusteesta, ja oikeuksien käyttäminen edellyttää rekisteröidyn henkilöllisyyden varmistamista.

• Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, että Fleet Innovation käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja sekä oikeus tarkastaa nämä tiedot. Fleet Innovation voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään, mm. pyydettyjen tietojen yksityiskohtiin liittyen.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia Fleet Innovationia oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai vanhentuneet tiedot, sekä täydentämään puutteelliset henkilötietonsa.
• Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia Fleet Innovationia poistamaan häntä koskevat henkilötiedot. Fleet Innovationilla on velvollisuus poistaa kyseiset tiedot, mikäli sillä ei enää ole lakisääteistä perustetta käsitellä näitä tietoja, Fleet innovationia sitova lakiin tai sopimukseen perustuva velvoite säilyttää tietoja on päättynyt tai milloin rekisteröity on peruuttanut henkilötietojen käsittelyyn antaman suostumuksensa.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Tietyissä lain määrittämissä tapauksissa rekisteröidyllä voi olla oikeus saada Fleet Innovationia rajoittamaan rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Tietyissä lain määrittämissä tapauksissa rekisteröidyllä on oikeus saada Fleet Innovationilta häntä itseään koskevat, Fleet Innovationin käsittelemät henkilötiedot. Tällöin Fleet Innovationin tulee toimittaa henkilötiedot rekisteröidylle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, minkä jälkeen rekisteröidyllä on oikeus Fleet Innovationin estämättä siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
• Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä: Tietyissä tapauksissa rekisteröidyllä voi olla oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Vastustamisoikeus soveltuu erityisesti sellaisiin tilanteisiin, joissa henkilötietojen käsittely on perustunut Fleet Innovationin oikeutettuun etuun. Näissä tilanteissa Fleet Innovationin on noudatettava rekisteröidyn vaatimusta, ellei Fleet Innovation esitä käsittelylle sellaisia pakottavia oikeudellisia perusteita, jotka ohittavat rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, taikka ellei henkilötietoja tarvita oikeusvaateiden muodostamiseksi, esittämiseksi tai niiltä puolustautumiseksi.
• Mikäli henkilötietojen käsittely on perustunut rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus. Suostumuksen peruuttamisella ei ole taannehtivaa vaikutusta, eli se ei vaikuta ennen peruuttamista toteutetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Edellä mainittujen oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee osoittaa tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 mainitulle yhteyshenkilölle.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valitus tulee tehdä toimivaltaiselle viranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle, tämän antamien ohjeiden mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun verkkosivut löytyvät täältä.

8 MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJAILMOITUKSEEN

Fleet Innovation saattaa aika ajoin muuttaa tätä tietosuojailmoitusta. Tieto siitä, milloin tietosuojailmoitukseen on tehty muutoksia, löytyy tämän Tietosuojailmoituksen alusta ”päivitetty viimeksi” -kohdasta. Fleet Innovation kehottaa tarkistamaan tämän ilmoituksen säännöllisesti muutosten varalta. Mikäli tätä Tietosuojailmoitusta muutetaan merkittävästi, ilmoittaa Fleet Innovation siitä verkkosivuillaan tai sähköpostitse rekisteröidyille.