Tietosuojaseloste Fleet Innovation Oy

 

Päivitetty 15.11.2018

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Fleet Innovation Oy (jäljempänä “Fleet Innovation”) käsittelee asiakkaidensa, potentiaalisten asiakkaiden, toimittajiensa tai liiketoimintakumppaneidensa edustajien henkilötietoja, sekä sellaisten luonnollisten henkilöiden henkilötietoja, jotka käyttävät Fleet Innovationin palveluita tai joiden edustamat organisaatiot käyttävät Fleet Innovationin palveluita ja joiden henkilötietoja Fleet Innovation käsittelee tällaisten palveluiden tuottamiseksi. Fleet Innovationin palveluilla viitataan tässä tietosuojaselosteessa kaikkiin Fleet Innovationin kulloinkin tarjoamiin palveluihin, mukaan lukien yritysasiakkaille tarjottava ajoneuvojen hallinnointipalvelu ja siihen liittyvät kulloisetkin palvelut (myös verkkopalvelut), Fleet Innovationin verkkosivut ja uutiskirje.

Tässä tietosuojaselosteessa todettu soveltuu vain niiltä osin, kuin Fleet Innovation käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjänä. Asiakkaillensa tarjoamiensa palveluiden tuottamisen yhteydessä Fleet Innovation käsittelee asiakkaidensa edustajien henkilötietoja. Tällaisessa tapauksessa rekisterinpitäjänä toimii pääsääntöisesti Fleet Innovationin asiakas, ei Fleet Innovation, joka puolestaan toimii henkilötietojen käsittelijänä asiakkaidensa lukuun ja käsittelee henkilötietoja toimeksiantosopimuksen ja asiakkaan antaman ohjeistuksen mukaisesti.

1 REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ

Rekisterinpitäjä
Fleet Innovation Oy
(y-tunnus: 2098898-4)
Vaisalantie 6 C
02150 Espoo

Yhteyshenkilö
Jarkko Vuorenmaa
c/o Fleet Innovation Oy
Puh.: +358 9 689 88 460
Email: jarkko.vuorenmaa@fleet.fi

2 TIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUDELLINEN PERUSTE JA KÄSITTELYN TARKOITUKSET

Fleet Innovation toteuttama henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin oikeudellisiin perusteisiin:

  • Rekisteröidyn suostumus soveltuvan lainsäädännön mukaisesti
  • Fleet Innovationia koskevan oikeudellisen velvoitteen noudattaminen
  • Rekisteröidyn tai tämän edustaman organisaation ja Fleet Innovationin välisen sopimuksen täytäntöön paneminen, asiakassuhde, toimittajasuhde tai muu asiallinen yhteys, jolloin käsittelyn oikeudellinen peruste on Fleet Innovationin tai kolmannen osapuolen (kuten nykyinen tai tuleva asiakas, toimittaja tai liikekumppani) oikeutettu etu. Oikeutettu etu voi olla erityisesti:

(i) Tietoturvallisuuden, tilojen tai tietoverkkojen turvallisuuden varmistaminen ja parantaminen; Fleet Innovationin omaisuuden suojeleminen; epäillyn petoksen tai väärinkäytön estäminen tai tutkiminen;
(ii) Asiakassuhteen tai muun liiketoimintasuhteen hoitaminen ja kehittäminen;
(iii) Markkinointi ja asiakashankinta;
(iv) Muut oikeutetut liiketoiminnalliset tarkoitukset, kuten Fleet Innovationin palveluiden kehittäminen.

Henkilötietoja käsitellään erityisesti seuraaviin tarkoituksiin, riippuen rekisteröidyn ja Fleet Innovationin välisestä suhteesta:
(i) Rekisteröidyn tai tämän edustaman organisaation tilausten käsittely tai tilattujen palveluiden toimittaminen sekä niiden toimitukseen liittyvien velvoitteiden toteuttaminen, kuten käytönaikaisen tuen tarjoaminen;
(ii) Fleet Innovationin rekisteröidyltä tai tämän edustamalta organisaatiolta tilaamien palveluiden tai tuotteiden toimitusten seuranta ja toimitukseen liittyvien velvoitteiden toteuttaminen;
(iii) Laskutuksen ja sen oikeellisuuden seuranta sekä hallinnollisten kulujen ja maksujen suorittaminen;
(iv) Asiakassuhteen tai liiketoimintasuhteen, sekä muiden niihin rinnastettavien asiallisten yhteyksien hoitaminen, kuten asiakaspalvelusta ja/tai keskinäisen viestinnän toteuttamisesta huolehtiminen, hallinta ja kehittäminen;
(v) Palvelutuotannon, liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittäminen;
(vi) Tilastoiminen ja tilastojen analysointi liiketoiminnallisissa tarkoituksissa;
(vii) Asiakashankinta ja myynnin yhteystietojen hallinnointi;
(viii) Mainonta ja markkinointi, mukaan lukien kohdennettu ja sähköinen markkinointi, mutta ainoastaan soveltuvan lain sallimissa rajoissa tai milloin rekisteröity on antanut siihen nimenomaisen suostumuksensa;
(ix) Väärinkäytösten estäminen ja tutkiminen, esimerkiksi kamera- tai muulla teknisellä valvonnalla.

Henkilötietojen toimittaminen tässä Tietosuojaselosteessa mainittuihin tarkoituksiin perustuu osittain rekisteröidyn tai tämän edustaman organisaation väliseen sopimukseen. Esimerkiksi rekisteröidyn tehdessä palvelutilauksen omasta tai edustamansa organisaation puolesta sekä palvelusopimuksen solmimisen ja palveluiden tai tuotteiden toimittamisen yhteydessä, rekisteröity on velvollinen toimittamaan Fleet Innovationille henkilötietoja tässä Tietosuojaselosteessa mainittuja käsittelyn tarkoituksia varten. Henkilötietojen toimittamatta jättäminen saattaa johtaa siihen, ettei Fleet Innovation pysty suorittamaan sopimus- tai muita velvoitteitaan ja sitoumuksiaan. Tämä saattaa johtaa siihen, ettei rekisteröity tai tämän edustama organisaatio pysty tekemään palvelutilausta tai ettei jo tilattuja palveluita voida toimittaa. Edellä todettu ei sovellu silloin, kun henkilötietojen toimittaminen tai käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen.

3 FLEET INNOVATIONIN KÄSITTELEMIEN HENKILÖTIETOJEN KATEGORIAT

Fleet Innovation voi käsitellä seuraavia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia rekisteröidyn ja Fleet Innovationin välisen asiallisen yhteyden ylläpitämiseksi, tai jotka liittyvät osapuolten oikeuksista ja velvollisuuksista huolehtimiseen.

Perustiedot, kuten

  • Nimi
  • Yhteystiedot (kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
  • Tiedot rekisteröidyn työnantajasta sekä asemasta tai tehtävistä organisaatiossa

Tiedot, jotka liittyvät asiakassuhteeseen, liiketoimintasuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen Fleet Innovationin ja rekisteröidyn välillä soveltuvin osin, kuten

  • Soveltuvaa sopimusta koskevat tiedot ja tiedot palvelutilauksista
  • Asiakkuustyyppi, asiakashistoria sekä asiakkuuden alku- ja loppupäivämäärä
  • Liiketoimintasuhteen historia, tilatut tuotteet ja palvelut sekä näiden toimittamiseen liittyvät tiedot
  • Laskutus- ja maksutiedot
  • Rekisteröidyn ja Fleet Innovationin välistä yhteydenpitoa koskevat tiedot, mukaan lukien asiakaspalvelutoimenpiteitä sekä mahdollisia markkinointitoimenpiteitä ja vierailuita koskevat tiedot
  • Suoramarkkinointiin liittyvät mahdolliset luvat tai kiellot
  • Fleet Innovationin järjestelmissä käytetyt käyttäjätunnukset

Teknisen valvonnan avulla tai muuten automaattisesti kerätyt tiedot soveltuvin osin, kuten

  •  Fleet Innovationin verkkopalveluiden käyttöä koskevat lokitiedot
  • Käyttöoikeuksiin liittyvät ja käyttöoikeuksien hallintaan liittyvät tiedot
  • Verkkosivustolla vierailua koskevat tiedot, kuten IP-osoite, verkkoselainta sekä päätelaitetta koskevat tiedot
  • Kameravalvonnan ja muun teknisin menetelmin toteutetun valvonnan tallenteisiin liittyvät tiedot rekisteröidyn vierailuista Fleet Innovationin tiloissa

4 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään tai tämän edustamalta organisaatiolta esimerkiksi sopimuksen solmimisen, palveluiden tilaamisen ja/tai käyttämisen, tai laskutuksen yhteydessä. Henkilötietoja kerätään myös muilla tavoin sopimussuhteen jatkuessa ja palveluiden toimittamisen yhteydessä, esimerkiksi erilaisen puhelin- tai sähköpostiasiakaspalveluyhteydenpidon tai rekisteröidyn vierailuiden yhteydessä.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös viranomaisilta ja yhtiöiltä, jotka tarjoavat henkilötietoihin liittyviä palveluita, kuten Suomen Asiakastiedolta.

Fleet Innovation toteuttaa aktiivista asiakashankintaa, ja saattaa kerätä rekisteröityihin liittyviä perustietoja julkisilta verkkosivuilta tai muista yleisesti saatavilla olevista lähteistä.

5 HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET

Fleet Innovation voi siirtää henkilötietoja kolmansille osapuolille tässä dokumentissa kuvattujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi siten, kuin alla on täsmennetty.

Fleet Innovation voi siirtää henkilötietoja henkilötietojen käsittelijöille sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka Fleet Innovation on näille osoittanut. Kun henkilötietoja siirretään taholle, joka käsittelee henkilötietoja Fleet Innovationin puolesta henkilötietojen käsittelijänä, Fleet Innovation on muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että henkilötietoja käsitellään vain Fleet Innovationin antamien kirjallisten ohjeiden perusteella ja vain niihin käsittelyn tarkoituksiin, jotka tässä dokumentissa on määritelty. Henkilötietojen käsittelijöiden tehtävät liittyvät esimerkiksi laitteiden, tietojärjestelmien ja ohjelmistojen tarjoamiseen ja ylläpitoon sekä muiden tietojenkäsittelypalveluiden tarjoamiseen.

Fleet Innovation saattaa luovuttaa henkilötietoja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön asettamissa rajoissa ja/tai lainsäädännön velvoittamana, esimerkiksi toimivaltaisille viranomaisille silloin, kun lainsäädäntö velvoittaa, oikeudellisiin menettelyihin valmistautumiseksi tai puolustautuakseen oikeudellista vaatimusta vastaan. Lisäksi Fleet Innovation voi luovuttaa henkilötietoja perintätoimistolle saatavien perinnän toteuttamiseksi, ja muille palveluntarjoajilleen niissä määrin, kuin näiden tehtävien toteuttaminen edellyttää henkilötietojen luovutuksia.

Mikäli Fleet Innovation myy tai liiketoimintansa tai osan siitä, tai jos Fleet Innovation muutoin järjestelee liiketoimintaansa, Fleet Innovation voi luovuttaa henkilötietoja ostajille tai näiden neuvonantajille kulloinkin soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan siirtää EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, mikäli esimerkiksi palvelun tekninen toteuttaminen niin edellyttää. Siirtäessään henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle sellaiseen valtioon, jossa ei ole taattu riittävää tietosuojan tasoa, Fleet Innovation varmistuu muun muassa sopimuksellisin järjestelyin siitä, että nämä tahot varmistavat tietosuojan riittävän tason henkilötietojen käsittelyssä. Lisätietoja henkilötietojen mahdollisista rajatylittävistä siirroista ja siirtoihin kulloinkin sovellettavista asianmukaisista suojatoimista on saatavilla tämän dokumentin kohdassa 1 mainitulta yhteyshenkilöltä.

6 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietojen säilytysaika riippuu kyseessä olevan tiedon tyypistä ja sen käyttötarkoituksesta. Fleet Innovation säilyttää henkilötietoja ainakin niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi, kuten esimerkiksi sopimusvelvoitteen täyttämiseksi tai Fleet Innovationin ja asiakkaan tai liiketoimintakumppanin välisen sopimussuhteen hallinnoimiseksi.

Säilytysajat määräytyvät seuraavien kriteerien perusteella:

  • Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niihin liittyvän Fleet Innovationin oikeutetun edun voidaan kohtuullisesti katsoa olevan olemassa. Oikeutetun edun olemassaolo määritellään esimerkiksi Fleet Innovationin ja rekisteröidyn välisen yhteydenpidon perusteella.
  • Henkilötiedot poistetaan, kun rekisteröity peruuttaa niiden käsittelyyn antamansa suostumuksen tai vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Tässä tapauksessa Fleet Innovation voi kuitenkin säilyttää tiedon suoramarkkinoinnin kieltämisestä.
  • Asiakkaiden, toimittajien ja liiketoimintakumppaneiden yhteyshenkilöiden ja edustajien henkilötietojen osalta säilytysaika määräytyy viimekädessä rekisteröidyn tai tämän edustaman organisaation ja Fleet Innovationin välisen sopimuksen voimassaolon perusteella.
  • Säilytysaika saattaa myös määräytyä lainsäädännön perusteella. Esimerkiksi kirjanpitolainsäädäntö edellyttää kirjanpitoaineiston säilyttämistä vähintään kuuden vuoden ajan.

Kun henkilötietoja ei enää tarvita asiakassuhteen ja yhteistyön hoitoon, tiedot poistetaan turvallisesti tai anonymisoidaan peruuttamattomasti.

7 REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröity voi käyttää seuraavia oikeuksia suhteessa Fleet Innovationiin tilanteissa, joissa Fleet Innovation käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja rekisterinpitäjänä. Rekisteröidyn oikeudet riippuvat käsittelyn oikeudellisesta perusteesta, ja oikeuksien käyttäminen edellyttää rekisteröidyn henkilöllisyyden varmistamista.

  • Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, että Fleet Innovation käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja sekä oikeus tarkastaa nämä tiedot. Fleet Innovation voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään, mm. pyydettyjen tietojen yksityiskohtiin liittyen.
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia Fleet Innovationia oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai vanhentuneet tiedot, sekä täydentämään puutteelliset henkilötietonsa.
  • Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia Fleet Innovationia poistamaan häntä koskevat henkilötiedot. Fleet Innovationilla on velvollisuus poistaa kyseiset tiedot, mikäli sillä ei enää ole lakisääteistä perustetta käsitellä näitä tietoja, Fleet innovationia sitova lakiin tai sopimukseen perustuva velvoite säilyttää tietoja on päättynyt tai milloin rekisteröity on peruuttanut henkilötietojen käsittelyyn antaman suostumuksensa.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Tietyissä lain määrittämissä tapauksissa rekisteröidyllä voi olla oikeus saada Fleet Innovationia rajoittamaan rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä.
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Tietyissä lain määrittämissä tapauksissa rekisteröidyllä on oikeus saada häntä itseään koskevat, Fleet Innovationin käsittelemät henkilötiedot. Tällöin Fleet Innovationin tulee toimittaa henkilötiedot rekisteröidylle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, minkä jälkeen rekisteröidyllä on oikeus Fleet Innovationin estämättä siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
  • Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä: Tietyissä tapauksissa rekisteröidyllä voi olla oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Vastustamisoikeus soveltuu erityisesti sellaisiin tilanteisiin, joissa henkilötietojen käsittely on perustunut Fleet Innovationin oikeutettuun etuun. Näissä tilanteissa Fleet Innovationin on noudatettava rekisteröidyn vaatimusta, ellei Fleet Innovation esitä käsittelylle sellaisia pakottavia oikeudellisia perusteita, jotka ohittavat rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, taikka ellei henkilötietoja tarvita oikeusvaateiden muodostamiseksi, esittämiseksi tai niiltä puolustamiseksi.
  • Mikäli henkilötietojen käsittely on perustunut rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus.

Edellä mainittujen oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee osoittaa tämän Tietosuojaselosteen kohdassa 1 mainitulle yhteyshenkilölle.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valitus tulee tehdä toimivaltaiselle viranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle, tämän antamien ohjeiden mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun verkkosivut löytyvät täältä.

8 MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJAILMOITUKSEEN

Fleet Innovation saattaa aika ajoin muuttaa tätä tietosuojailmoitusta. Tieto siitä, milloin tietosuojailmoitukseen on tehty muutoksia, löytyy tämän Tietosuojailmoituksen alusta ”päivitetty viimeksi” -kohdasta. Fleet Innovation kehottaa tarkistamaan tämän ilmoituksen säännöllisesti muutosten varalta. Mikäli tätä Tietosuojailmoitusta muutetaan merkittävästi, ilmoittaa Fleet Innovation siitä verkkosivuillaan tai sähköpostitse rekisteröidyille.